仕事が時間内に終わらない人のための対策3選

 

こんにちは。クロマッキーです。

 

今日は「仕事が時間内に終わらない人のための対策3選」をご紹介します。

 

私は会社員で、基本的には9-18時の間は会社で働いています。残業はほとんどせずに定時で帰宅します。

 

帰宅してからは結構時間があるので、資格や英語の勉強をしたり、ブログを書いたり、Youtubeの動画を作ったり、やることをやった後は映画やYoutubeをだらだら観ています。

 

仕事の量が少ないわけでは決してありません。

 

多分、新卒の社員の5倍以上は効率的に仕事をしています。

 

本日は、私が会社員として仕事をしていて効果的だと思った「仕事を時間内に終わらせるための対策3選」をご紹介します。

 

仕事を時間内に終わらせるための対策3選

 

仕事を時間内に終わらせるための対策は以下の3つです。

1. 毎朝1日の時間割を作る

2. 不要な会議は無くす/会議の時間を短縮する

3. 仕事内容に応じて努力のメリハリをつける

 

タイトルだけ見ると良くある対策と思われるかもしれませんが、非常に効果的な内容ですので、順に説明します。

 




1. 毎朝1日の時間割を作る

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対策の1つ目は

 

「朝会社に出社したら、まず15分程度で1日の時間割作成すること」です。

 

方法は以下です。

・1時間毎の時間割の枠を作成する。(9:00-10:00,10:00-11:00など)

・参加する必要がある会議の予定を時間割に記入する

・残りの空き時間を把握する

・自分のタスクを一覧にし、1つのタスクにかかる時間を見積もる

(〇〇に関する調査:3時間、〇〇の資料作成:3時間 など)

・時間割の空き時間にタスクを埋め込んでいく

※調査などの脳に負荷のかかるタスクを午前中に組み込むとより効果的

・空き時間にはタスクを全部埋めるず、バッファ時間(予備)を入れておきます。

(突発案件(上司からの会話など)が入った場合に計画が倒れないようにするため)

 

時間割を作成することがなぜ良いのかを説明します。

 

それは「時間の制約を設けることによって、脳の基本回転数を上げることが可能」だからです。

 

皆さんも学生時代に、テストの時は普段の勉強よりも集中して取り組むことができたことはないでしょうか?

 

これは時間に制約があるからです。人間は時間に制約がある時は脳の基本回転数を上げ、集中することができます。

 

なので1日の時間割を作成し、自分に時間の制約を設けることにより、自分を集中状態(フロー状態)に持っていくことで、何倍もの生産性でタスクを終わらせることができます。

 

ここで注意として、1つのタスクを完了させるためにかかる時間の見積もりは正確にできるようにする必要があるということです。

 

時間を正確に見積もれないと、時間割内に終わらせることができないため、計画が崩壊してしまいます。

 

メンタリストのDaiGoさんが以前に言っていた話ですが、

 

「人間は未来にかかる時間を正確に見積もることが難しい」と言われていました。

 

そのため、1つのタスクにかかる時間を短く見積もりがちなのです。

 

例えば、自分が普段、資料を作成するために10時間かかっているのを、6時間でできるなどと過小に見積もってしまいます。

 

ですので、自分の日々の業務において1つのタスクにかかる時間を実際に計測するなどして、正確な時間割を作成できるようにしましょう。

 

2. 不要な会議を無くす/会議の時間を短縮する

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2つ目の対策は「不要な会議を無くす or 会議の時間を短縮する」ことです。

 

会議は自分の時間をかなり取られます。

 

業務時間が8時間あるとして、1時間の会議が2つあるだけでも自分がタスクを進める時間が4分の1も無くなってしまいます。

 

なので不要な会議は無くす or 会議の時間をできるだけ短縮するように心がけましょう。

 

具体的な方法は以下です。

会議の前に

・本当に必要な会議かどうかを必ず考える

・何をする会議なのか必ず明確化する。そして会議通知に議題を明確化する。

( 例: 〇〇に関する意思決定行う、〇〇について承認をもらう、進捗の報告など)

・必ず事前に資料を共有する

 

まずは会議の前に本当に開催が必要な会議なのか、自分が参加必要な会議なのかどうかを会議の前に必ず考えましょう。

 

もし会議で何もアウトプットが出せないと想定される会議であれば開催するのは辞めましょう。

 

また自分が呼ばれた会議であっても、自分が貢献できないと思ったらすぐに会議に参加しない、または途中で会議を出ましょう。
途中で会議を抜けることは日本企業ではあまり見られませんが、海外では普通のことです。

 

次に大切なことは、議題と資料を事前に参加者に共有しておくことです。

 

これはGoogle社では当たり前のことなのだそうですが、

 

会議が始まってから資料の作成者が資料を1から読み上げる時間は無駄です。

 

なので資料は事前に共有しておき、資料の中身を全員に把握してもらった上で会議に望むように指示しましょう。

 

そうすることで会議において自分自身が資料を読み上げる10分~20分程度の時間を短縮することが可能です。

 

3. 仕事内容に応じて努力のメリハリをつける

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3つ目は「仕事内容に応じて努力のメリハリをつける」ということです。

 

これは仕事に優先度をつけ、どの仕事に力を入れる必要があり、どの仕事なら手を抜いて良いかを明確化するということです。

 

方法は以下です。

・タスクを一覧にする

・タスク毎の優先度(スピードとクオリティ)をつける

 

全部の仕事に対して全力で行ってしまっては、仕事を時間内に終わらせることはできません。

 

なので、仕事にはスピードとクオリティの優先度をつけましょう。

 

例えば、資料作成の場合を例にあげてみましょう。

 

自分の顧客向けのプレゼンテーション資料の場合は、仕事の成果を大きく左右するため、ビジュアルやメッセージなどにおいて高いクオリティの資料を作成する必要があります。

 

一方で、社内でブレストするための資料や、チームのメンバーのみに情報を共有するためだけの資料であれば、仕事の成果に影響しないため、資料のビジュアルやメッセージなどのクオリティにこだわる必要がありません。

 

このようにして、仕事の成果にどれだけ影響するかに応じてスピードとクオリティの優先度をつけ、努力にメリハリをつけましょう。

 

そうすることで、成果を出しつつ時間内に仕事を終わらせることができます。

 

最後に

 

いかがでしたでしょうか?

 

本日は「仕事が時間内に終わらない人のための対策3選」をご紹介しました。

1. 毎朝1日の時間割を作る

2. 不要な会議は無くす/会議の時間を短縮する

3. 仕事内容に応じて努力のメリハリをつける

 

今回ご紹介した3つの対策を実践するだけでも、かなりの業務時間を短縮することが可能です。

 

他にも私が普段実践している対策として、ショートカットキーの活用や業務のフロー化、プログラミングによる自動化、他のメンバーを活用するなど様々なものがありますが、こちらは別の機会で記事にしたいと思います。

 

仕事の効率化については、Google社で行われている内容が書かれた以下の本もおすすめですので是非参考にしてみてください。

 




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